Dokonywanie zgłoszeń

---

ZARZĄDZENIE

 

z dnia 17 września 2024

 

dotyczące procedury dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Dialekt Group sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Poznaniu przy Al. Niepodległości 39, 61-714 Poznań

 

Na postawie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz. UE L 305 z 26.11.2019, str. 17, Dz. Urz. UE L 347 Z 20.10.2020, str. 1, Dz. Urz. UE L 265 z 12.10.2022, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L 150 z 09.06.2023, str. 40 w związku z art. 24 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) zarządza się co następuje:

 

Rozdział 1 

Przepisy ogólne

 

• 1. Zarządzenie określa:

 

1. osobę w ramach struktury organizacyjnej Dialekt Group sp. z o.o. sp. k. zwanym dalej Firmą upoważnioną przez Prezesa Zarządu Komplementariusza Olenę Mizerećką, zwaną dalej Prezesem Zarządu, do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem korespondencyjnym lub adresem poczty elektronicznej zwanym dalej „adresem do kontaktu”;
3. osobę w ramach struktury organizacyjnej Dialekt Group sp. z o.o. sp. k. upoważnioną do podejmowania działań następczych włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
4. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
5. obowiązek podjęcia z zachowaniem należytej staranności działań następczych przez osoby, o których mowa w pkt. 3;
6. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
7. wskazanie naruszeń, o których mowa art. 3 ust.1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów ((Dz.U. 2024 poz. 928);
8. sposób postępowania z przyjętymi zgłoszeniami wewnętrznymi;
9. zasady ochrony przed działaniami odwetowymi;
10. zasady ochrony danych osobowych w sprawach dotyczących zgłoszeń wewnętrznych; 
11. komórkę organizacyjną prowadzącą rejestr zgłoszeń wewnętrznych.

 

• 2. Ilekroć w zarządzeniu jest mowa o:

 

1. komórce organizacyjnej- rozumie się przez to działy w Firmie: dział koordynacji, dział legalizacji, dział rekrutacji oraz dział kadr;
2. pracodawcy – rozumie się przez to Dialekt Group Sp. z o.o. Sp. k;
3. pracowniku – rozumie się przez to osoby zatrudnione w Firmie na mocy umowy cywilnoprawnej, umowy o pracę;
4. specjaliście ds. kadr i administracji – rozumie się przez to osobę zatrudnioną w Firmie, zajmującą się obowiązkami kadrowo – administracyjnymi.

 

• 4. 1. Specjalista ds. kadr i administracji jest osobą upoważnioną do przyjmowania

zgłoszeń wewnętrznych, ich weryfikacji i podejmowania działań następczych, zwany dalej „osobą upoważnioną”. 

2. W przypadku nieobecności osoby upoważnionej jego zadania realizuje wyznaczona przez Prezesa Zarządu inna osoba upoważniona.
3. Osoby upoważnione są upoważnione do przetwarzania danych osobowych związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi.
4. Osoby upoważnione są zobowiązane do zachowania w tajemnicy informacji uzyskanych w związku z obsługą zgłoszeń wewnętrznych.

 

Rozdział 2 

Zgłoszenia wewnętrzne 

 

• 6. 1. Zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się do osoby upoważnionej.

2. Zgłoszenia wewnętrzne przekazuje się w języku polskim.
3. Zgłoszenia wewnętrzne mogą dotyczyć naruszeń prawa, czyli działań lub zaniechań niezgodnych z prawem lub mających na celu obejście prawa dotyczące:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

 

4. Zgłoszenie wewnętrzne zawiera:

1) informacje dotyczące naruszenia prawa w tym opis tego naruszenia oraz kiedy i gdzie naruszono prawo;

2) dane osoby lub osób, które naruszyły prawo.

5. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać w szczególności:

1) dane sygnalisty, obejmujące imię i nazwisko oraz adres do kontaktu;

2) dowody, które mogą potwierdzić zgłoszenie, w szczególności dokumenty, zdjęcia, nagrania;

3) dane osobowe osoby lub osób oraz informacje o podmiocie prawnym względem, którego dokonano naruszenia prawa lub dane osobowe świadka naruszenia prawa, jeżeli sygnalista posiada te prawa lub informacje.

 

• 7. 1. Zgłoszenie wewnętrzne przekazuje się:

1. na adres poczty elektronicznej- sygnaliscidialektgroup@gmail.com
2. pocztą na adres Dialekt Group sp. z o.o. Sp. k. Al. Niepodległości 39, 61-714 Poznań, z dopiskiem „Do rąk własnych………………………”.

 

• 8. 1. Osoba upoważniona w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia

wewnętrznego, przekazuje sygnaliście potwierdzenia jego przyjęcia.

2. Przepisu ust. 1 nie stosuje się, jeżeli zgłoszenie nie zawiera adresu do kontaktu sygnalisty.

 

• 9. 1. Osoba upoważniona może wystąpić do sygnalisty o uzupełnienie zgłoszenia wewnętrznego w wyznaczonym terminie. W przypadku nieuzupełnienia zgłoszenia wewnętrznego w wyznaczonym terminie osoba upoważniona może nie podejmować działań następczych.

 

• 10. 1. Osoba upoważniona przeprowadza wstępną analizę zasadności otrzymanego zgłoszenia wewnętrznego oraz możliwych trybów postępowania z nim, obejmujących:

1. podjęcie działań następczych przez właściwą merytorycznie komórkę

organizacyjną w Firmie w zależności od przedmiotu zgłoszenia;

1. przekazanie zgłoszenia wewnętrznego do właściwego organu;
2. niepodejmowanie dalszych działań w szczególności z powodu braku wystarczającego uprawdopodobnienia wystąpienia naruszenia prawa.

2. Osoba upoważniona w terminie do 14 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego przekazuje zachowując drogę służbową do Pracodawcy notatkę zawierającą informację o przyjętym trybie postępowania z tym zgłoszeniem i wskazaniem właściwie merytorycznej komórki organizacyjnej Firmy do podejmowania działań następczych.
3. Pracodawca przekazuje sprawę do komórek, o których mowa w ust. 2 pkt. 1, udziela ich pracownikom upoważnienia.

 

• 11. 1. Pracownik niebędący osobą upoważnioną, do którego wpłynęło zgłoszenie wewnętrzne jest zobowiązany do:

1. niezwłocznego przekazania zgłoszenia do osoby upoważnionej;
2. zachowania tajemnicy informacji dotyczących treści zgłoszenia.

 

• 12. 1. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy osoby przyjmującej zgłoszenie przekazuje ona je niezwłocznie Pracodawcy, który wyznacza co najmniej dwuosobowy zespół do przeprowadzenia działań następczych w związku z tym zgłoszeniem zwany dalej „zespołem doraźnym”.

2. Pracodawca upoważniony jest do udzielenia członkom zespołu doraźnego upoważnienia do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, jego weryfikacji i podejmowania działań następczych.
3. Do podejmowania działań następczych przez zespół doraźny przepisy § 8 – § 10 stosuje się odpowiednio.

 

• 13. 1. Osoba, o której mowa w § 4 ust. 1 oraz członkowie zespołu, o którym mowa w § 12 są bezstronni i działają zgodnie z najlepszą wiedzą i umiejętnościami. 

2. Z zespołu, o którym mowa w § 12 wyłącza się członka zespołu, co do którego istnieją okoliczności, które mogą wywoływać wątpliwości co do jego bezstronności.
3. Wyłączeniu, o którym mowa w ust. 2 podlega również osoba, o której mowa w 

• 4 ust. 1.

 

• 14. Pracownicy są zobowiązani do udzielenia pomocy osobom prowadzącym działania następcze w ramach tego zarządzenia.

 

• 15. Właściwie merytorycznie komórki organizacyjne w Firmie, które prowadzą lub prowadziły działania następcze w związku ze zgłoszeniem wewnętrznym, przekazują Pracodawcy w wyznaczonym przez niego terminie informacje na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

 

• 16. 1. Osoba upoważniona z komórki organizacyjnej przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia: 

1. potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, o którym mowa w § 8 ust. 1;
2. upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego w przypadku

nieprzekazania potwierdzenia;

przy czym przepisu nie stosuje się do zgłoszeń niezawierających danych kontaktowych.

2. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Specjalisty ds. kadr i administracji informację zwrotną przekazuje sygnaliście Pracodawca.

 

• 17. Działania następcze podejmowane w ramach zgłoszeń wewnętrznych oraz ich wyroki są dokumentowane. Dokumentacja jest przechowywana przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub postępowania związane z tymi działaniami.

 

Rozdział 3 

Zasady ochrony przed działaniami odwetowymi

 

• 18. 1. Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi pod warunkiem, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego dotyczy naruszenia prawa, a w momencie dokonywania tego zgłoszenia sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że jest to informacja prawdziwa. 

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 nie są podejmowane działania odwetowe,

próby, jak również groźby podjęcia takich działań.

3. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1 Pracodawca w szczególności podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i anonimowości danych, ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania jak i po jego zakończeniu.
4. Przepisy ust. 1, 2 i 3 stosuje się również do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego, osoby powiązanej ze zgłaszającym oraz osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
5. Przepisów ust. 1-4 nie stosuje się w przypadku, gdy

1) zgłoszenie wewnętrzne zostało dokonane w złej wierze lub;

2) przy dokonywaniu zgłoszenia wewnętrznego celowo i świadomie podano nieprawdziwe lub wprowadzające w błąd informacje.

 

• 19. 1. Sygnalista, osoba lub jednostka organizacyjna, o której mowa w § 18 ust. 4 informują Specjalistę ds. kadr i administracji o podejmowanych wobec nich działaniach odwetowych, próbach lub groźbach podjęcia takich działań.

2. Do przekazania informacji, o której mowa w ust. 1, stosuje się odpowiednio przepisy § 7 ust.  1.

 

Rozdział 4

Ochrona danych osobowych 

 

• 20. 1. Dane osobowe sygnalisty, świadka, osoby dostarczającej dowodów lub informacji oraz osoby, której zarzuca się dopuszczenie się naruszenia prawa są:

1. zachowywane są w poufności;
2. mogą być udostępniane pracownikom merytorycznych komórek organizacyjnych Firmy upoważnionym do prowadzenia działań następczych związanych ze zgłoszeniami wewnętrznymi;
3. są przetwarzane w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub podjęcia działania następczego.

2. Dane pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego. Powyższego nie stosuje się w przypadku, w którym ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w kontekście prowadzonych przez organy publiczne lub sądy odpowiednio postępowań wyjaśniających lub postępowań sądowych, w tym celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie. 
3. Pracodawca, po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia wewnętrznego nie są gromadzone, a w razie przypadkowego zebrania, podlegają niezwłocznemu usunięciu nie później niż w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
4. Dane osobowe zgłaszającego oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu chronione są według zasad określanych w regulacjach związanych z ochroną danych osobowych obowiązujących u Pracodawcy lub też ich dane nie są przetwarzane wyłącznie w celu realizacji procedury.

 

Rozdział 5

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

 

• 21. 1. Osoba, o której mowa w § 4 ust. 1 rejestruje zgłoszenie wewnętrzne w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje: 

1) numer zgłoszenia;

2) przedmiot naruszenia prawa;

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4) adres do kontaktu sygnalisty;

5) datę dokonania zgłoszenia;

6) informację o podjętych działaniach następczych;

7) datę zakończenia sprawy.

 

Rozdział 6

Sprawozdanie i informacje dotyczące zgłoszeń wewnętrznych

 

• 22. 1. Specjalista ds. kadr i administracji sporządza roczne sprawozdanie zawierające wyniki analizy zgłoszeń wewnętrznych i rezultaty podjętych w związku z nimi czynności wyjaśniających w Firmie, zwana dalej „sprawozdaniem”.

2. Sprawozdanie zawiera w szczególności informacje o:

1) liczbie zgłoszeń wewnętrznych;

2) naruszeniach prawa;

3) działaniach następczych podejmowanych na podstawie zgłoszeń wewnętrznych

oraz ich wynikach.

3. Sprawozdanie jest przekazywane przez Specjalistę ds. kadr i administracji do końca pierwszego kwartału roku następującego po roku, którego to sprawozdanie dotyczy.

 

• 23. 1. Do dnia 15 lutego zespół doraźny oraz właściwe merytorycznie komórki

organizacyjne Firmy przekazują Specjaliście ds. kadr i administracji informacje dotyczące zgłoszeń wewnętrznych dokonanych w:

1. okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedniego
2. poprzednich okresach sprawozdawczych, które zostały zakończone w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia roku poprzedniego. 

2. Specjalista ds. kadr i administracji może zwrócić się w szczególności do komórek, 

o których mowa w ust. 1 o doprecyzowanie informacji, w zakresie niezbędnym do sporządzenia i monitorowania zgłoszeń. 

 

Rozdział 7

Informacja o możliwości zgłoszenie zewnętrznego

 

• 24. 1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego po lub bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego w trybie przedmiotowej procedury.

2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez dowolny organ publiczny lub Rzecznika Praw Obywatelskich, a w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa może być także dokonane Policji lub do prokuratora. 
3. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane do Państwowej Inspekcji Pracy w przypadku, gdy sygnalista nie może określić organu publicznego właściwego do dokonania zgłoszenia.
4. Procedura zgłoszenia zewnętrznego powinna być ustalona i opublikowana na stronach www właściwego organu publicznego i Rzecznika Praw Obywatelskich.
5. Organ publiczny przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. 
6. Przepisy z ust 1-5 stosuje się po upływie 3 miesięcy od dnia wejścia w życie zarządzenia.

 

Rozdział 8

Postanowienia końcowe

 

• 25. Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Firmie zostaje udostępniona na stronie www.dialektgroup.pl w trzech wersjach językowych: polskiej, angielskiej oraz ukraińskiej. 

 

• 26. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem stosuje się przepisy ustawy.

 

• 27. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r.